総合事務用品メーカーであるPLUSグループの物流を一手に担う総合物流企業で、文具事務機業界の物流におけるパイオニア的存在のプラスロジスティクス株式会社様。
物流変革に対応し、常に新しい物流体制を構築されています。 より高品質のサービス提供を目指し業務の電子化を進められるなかで、電子印鑑システム「パソコン決裁」、ワークフローシステム「パソコン決裁 DocGear」、文書管理システム「パソコン決裁DocGear Cabinet」を導入されました。 今回は、勝田様、田村様、鈴木様に導入の経緯、利用状況、今後の展望などをお伺いしました。

導入のきっかけ

電子化の目的は承認スピードの向上と保管コストの削減

物流業界では、注文を受けてからいかに早くお客様のもとに商品をお届けできるかが重要です。 ですから、注文をどれだけ迅速に処理し、配送するかが勝負になります。 そこで、我々は他社に先駆け10年ほど前から承認システムの電子化を進め、承認スピードの向上を目指してきました。
電子化の検討をはじめた当初は、電子文書をメールで回覧して承認を行う方法を試してみました。 しかし、複数の承認者がいる場合にそれぞれに送るのか？それとも順番を指示して回覧してもらうのか？などの検討すべき課題がたくさん出てきました。 そこで、2000年ごろから、本格的なワークフローシステムの導入を検討しはじめました。 また、2004年にプライバシーマークを取得したのですが、このときは、紙文書の管理が問題になりました。 膨大な量の紙文書を安全に保管するには結構なコストが掛かりますから、紙文書の削減という面からも電子化を進める必要がありました。

決め手は電子印鑑対応と手軽さ

ワークフローシステムの導入にあたり「DocGear」以外のシステムも検討しましたが、最終的には電子印鑑が使えるということとシステム導入の際に申請用のテンプレートを新たに作る必要がなく、既存の書式を生かすことができるということで「DocGear」を導入することにしました。
その後文書の電子化がある程度進むと、「DocGear」が持つ簡易的な文書管理機能では間に合わなくなり、文書管理システムが必要ということになりました。そこで、すでに稼動していた「DocGear」との連携が可能で、なおかつ、低価格ながらもアクセス管理など必要な機能は備えていた「DocGearCabinet」を導入しました。

費用対効果の高さで導入を決意

「DocGear」と「DocGearCabinet」には、機能面での多少不満がありました。しかし、それは運用でカバーできるレベルでしたし、なにより、この価格でここまでできるのなら十分と思える価格でしたのでさほど問題ではありませんでした。また、高いお金を出して高機能なものを導入するよりも、運用でカバーしたほうが低コストでしたから、費用対効果ということを考えれば十分満足できるものでした。

導入の様子

蓄積されたノウハウを生かして電子化

「DocGear」では新たに申請テンプレートを作る必要がなく、既存のExcel文書などをそのまま使えるので、短期間で立ち上げることができました。
また、物流業界では、複写伝票と印鑑による業務フローが確立されていたため、文書を電子化しても印鑑は残したかったのですが、これもそのまま電子印鑑という形で残すことができました。
「DocGear」を導入したことで、これまでに蓄積されたノウハウを生かしつつ、文書の電子化ができました。

承認スピードの向上以外にも効果が

「DocGear」を導入して、社内での承認スピードが向上したことはもちろんですが、それ以外にもいろいろな面で効果が現れました。
まず、回覧中の文書の取り扱いが簡単になったことです。 機密文書を紙文書で回覧して承認を伺うときに、承認者が不在の場合には誰が責任を持って文書を保管するのか？という問題がありました。
それが、「DocGear」で回覧するようになってからは、回覧中の文書には承認者以外はアクセスできないので、保管に気を使うことはなくなりました。
また、文書を探し出すことも簡単になりました。 それまでは、監査の際に、提示を求められた文書を探すために、何枚も紙をめくっていましたが、文書を電子化したことでキーワードを入れて検索すれば瞬時に取り出せるようになりました。
さらに、紙の消費量が減り、文書の保管コストも減らすことができました。文書の保管には、その保管場所の費用はもちろん、それを管理する人の人件費も必要です。依然として紙文書は残ってはいるものの、電子化できるところから電子化したことで紙文書の発生量を抑えることができましたから、文書の保管コストも削減することができました。

本格的な文書管理システムでアクセス管理

承認後の文書は「DocGear」の簡易的な文書管理機能を使って管理していますが、アクセス管理が必要な文書を管理するために「DocGear Cabinet」も導入しています。
現在は、全国の拠点に配布する取扱商品に関する資料を「DocGearCabinet」で管理しています。 「DocGearCabinet」内にメーカーごとのフォルダを作り、さらにその下に商品ごとのフォルダを作り、その中にカタログや取扱説明書などをまとめて入れています。
そして、フォルダごとにアクセス権限を設定し、必要な人にだけ情報を見せるようにしています。
以前は、全拠点に商品カタログや取扱説明書などをまとめてメールで送っていましたので、情報を検索するのが大変だったり、本来必要のない人にまで情報を配信していたりと不便でしたが、いまはすぐに検索して必要な資料にアクセスできますし、不要な情報は目に入らないようにもなったりと便利になりました。 ここで蓄積したノウハウを生かして、今後は「DocGear」と連携し、承認後の文書もしっかり管理していきたいですね。

【導入したシステム】

「DocGear」と「パソコン決裁」を使って、各種申請書や稟議書を回覧・承認。
「DocGearCabinet」では取扱商品に関する資料を保管。 全国にある30以上の拠点で、約200名が利用中。
将来的には「DocGear」と「DocGear Cabinet」との連携を行いたい。

今後の展望

社内のアナログな部分の改善から。
全社的な電子文書管理で更なる効率化を目指して。

現在の運用を、未来永劫続ける必要はなく、技術の進歩や法改正など環境の変化に応じて、その時々で最善の方法に変更していけばよいと考えています。
ですから、今できる最善の策はなにかを考え、できることからやっていけばよいと思います。
これまでに、文書の電子化は進みましたが、未だ社内では紙を使った業務が存在します。それは法的な制限があったり、社内ルールでの制限があったりするからなのですが、まずは社内ルールに縛られている文書の電子化から進めていきたいと考えています。
また、現在、各社員が個人で保管している文書はほとんど管理できていません。
将来的には、個人や拠点ごとの文書管理ではなく、全社的な文書管理を実現したいと考えています。

【今回ご紹介した商品】
●パソコン決裁
●ワークフローシステム　パソコン決裁DocGear
●文書管理システム　パソコン決裁DocGear Cabinet

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