和歌山県を中心に全国で、公共事業から個人住宅・オフィスの建築まで幅広く手がけられています。こちらでは（株）帝国データバンクと共同で、工事契約を電子化する「電子工事契約システム」を構築。契約手続きの効率化・印紙税の節約を実現されています。今回は、そのシステムの中にパソコン決裁とDocGearを採用していただいた経緯や電子契約システムの内容、今後の展望などを、代表取締役社長　池内様、そして実際にシステムを構築された購買部の竹谷様、矢野様にお話を伺いました。

導入のきっかけ

他社で見た電子契約を自社に導入

「電子工事契約システム」構築のきっかけは、他社で行われていた電子契約を見せてもらったことでした。取引先との契約が電子データでスピーディーに行え、かつ印紙代も不要ということで、ぜひとも自社にも取り入れたいと思い、構想をあたためてきました。
近年、発注件数が急激に増加し、発注契約にかかる時間、紙出力から郵送・保管に関わるコストなどの削減が課題となっていたこと、またインターネットインフラの整備が進みタイミングも良かったこともあり、綿密なリサーチをした上で、取引会社を巻き込んでのシステム構築に踏み切ることにしました。
システム構築にあたり、既存の基幹システム上で作成された契約書の承認を行うためのワークフロー部分を独自開発することも検討しましたが、コストがかかるということで、DocGearの導入を決めました。

社長が語る：電子契約システムについて

コスト低減についてどこの会社でも取り組まれていることと思いますが、当社でも日頃から社員に対し、徹底的にコスト低減を図るための施策をボトムアップして欲しいと言っていました。その中で、購買部から今回の「電子工事契約システム」の案が上がってきました。話を聞いた時には、印紙代が不要になることはとても良いと思いましたが、果たして本当に取引会社が賛同してくれるのかと半信半疑でした。しかし、担当者の熱意に押されてチャレンジすることを決めました。実際導入してみると、コスト削減の成果もあがり、且つ、多くの方から予想以上の反響をいただき、本当に良かったと思っています。

導入の様子

パソコン決裁で「署名捺印」した契約書を交わす

現在、70社の取引会社にシステムを導入していただいており、当社が行う契約の約30％が電子契約となっています。実際の流れとしては、基幹システムで作成した契約書のPDFファイルをDocGearを使って稟議・承認し、最終的にシヤチハタの電子印鑑で「捺印」するともに、第３者認証機関である帝国データバンク発行の「電子証明書」を利用して「署名」を行い、メールにて自動配信を行います。そして取引会社でも同じように「捺印」と「署名」をして送り返してもらいます。
これまで、最低3日かかっていたものが、今では相手が在社していれば10分ほどでできるようになりました。印紙代も不要となり、紙出力や郵送費などのコストも削減できました。
　余談ですが、先日のISOの審査で「品質保証につながる事務処理改善が行われていてVeryGood」との評価をいただきました。当初、ISOにつながるとは思っていなかったのですが、電子契約の流れそのものが評価されて嬉しい誤算でした。

会員制組織設立でシステム運営をサポート

また、「電子工事契約システム」参画企業様のサポートを行うために、会員制組織「和歌山建設情報センター」を設置し、会員登録を行っていただきました。専用のメールアドレスを配布し、ウィルスチェックを行う等、電子契約書のやりとりを安全・確実にできるように配慮しています。（株）帝国データバンクへの電子証明書の申請手続きや費用の取りまとめを行って会員の手間を省いています。この体制で、ほぼトラブルなく「電子工事契約システム」を運用しています。
会員企業様からも「印紙代が不要だし、思ったよりも簡単だった。」という嬉しい声をいただいています。

【導入したシステム】

DocGearを利用して、PDFファイルの契約書を回覧。最終承認者が帝国データバンクの証明書を用い、パソコン決裁で署名捺印します。取引先でも、同様に帝国データバンクの証明書を用い、パソコン決裁で署名捺印します。

今後の展望

和歌山県全体に電子契約の波を

電子契約を実施するには、相手にも電子契約システムを導入していただかなければなりません。しかし、電子契約の相手が当社だけでは、相手方の会社では導入コストに見合うだけのコスト削減は期待できません。そこで当社では、和歌山県下のゼネコン全体で電子契約を行いたいと考えています。電子契約に関する様々なサポートは、「和歌山建設情報センター」を利用して導入いただき、業界全体でコスト削減を行いたいですね。日ごろ各方面でご協力いただいている皆様に、コスト削減のノウハウを提供することで恩返しできればと考えています。

【取材にご協力いただいた企業様のHP】
＞＞株式会社淺川組様のホームページはこちら　http://www.asakawagumi.co.jp/　

【今回ご紹介した商品】
●パソコン決裁
●電子印鑑パック
●角型用電子印鑑パック
●e-25s電子印鑑パック
●ワークフローシステム　パソコン決裁DocGear

◆帝国データバンク 電子認証サービス

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