エプソン製品の持ち込み修理・メンテナンスサービスや、各種パーツ販売やインストールを行うバリューアップサービスなどのエプソン情報機器関連を安心して利用するための業務を請け負っておられる、エプソンサービス株式会社様。
パソコン決裁そしてワークフローシステムDocGearの導入の経緯や使用状況、今後の展望などお話を伺いました。

導入のきっかけ

時間短縮を、そして権限遵守のために

「今までは社内便で書類をやりとりしていました。
これだと拠点間で承認業務に3～4日かかってしまうため、時間もコストもかかっていました。また、大量の書類が回っているのですが、決裁権限のワークフローを簡単に出来て、コンプライアンス確保が確実にできることで導入しました。」

ワークフローを探して･･･

「ワークフローで良いものがないかと探していた時に、なつ印と決裁ができるパソコン決裁DocGearを見つけました。いつも使っているファイルをそのまま利用してワークフローが柔軟に行える点が好印象でしたね。ワークフロー上だけでなく、電子印鑑単体としても使える、捺印した書類が改ざんできないという利点もありました。
ワークフローは他にも沢山ありますが、回覧程度のフロー設定であったり･･･。ファイルに対して直接捺印しながら承認できる電子印鑑なんていうものはありませんでしたしね。これなら今までの紙と同様に、保存書類から承認者を確認できるため違和感なく使えるということで、パソコン決裁とDocGearの導入を決めました。」

導入の様子

月間1000件の承認をスピーディーに処理

現在は、フィールド修理サービス部で「バリューアップサービス」担当の部署にてパソコン決裁とDocGearを導入。
ネットワークやサーバーの提供、基板の修理などを行う「バリューアップサービス」は、札幌・日野・松本・大阪・福岡の５拠点にまたがったサービスのため、ワークフローを用いて決裁関連業務をスピード処理しており、月に1000通程の文書を回している。見積、請求書等をスカイコム社のSkyPDFを利用しPDF化。DocGearで捺印・承認をしています。
その他にも、ISO14000関連の文書は頻繁に編集があるので、Excelファイルを利用して作成、捺印・承認を行っています。

「DocGearの導入後は、社内便を使わなくてよくなったので、書類の決裁が1～2日で済むようになりました。特に月末月初の決済時期はリアルタイムで書類がまわっていくような状況です。
　また、以前の決裁のない書類がまわってこなくなり、決裁遵守ができるようになりました。今ではDocGearのルート設定で、１つめのルートが見積もり関係、２つめのルートが決裁関係というように、分けて決裁を行っています。
ちょっと目をはなしていると、見積書が100くらいたまってしまっていますから、モバイルPCをいつも持ち歩いています。出張中でも滞ることなく決裁できるっていうのもメリットですね。」

今後の展望

全社導入が目標

「現在は部内での利用なため、ISO文書や人事書類などはシームレスに運用することができません。今後は全社導入を進めることで、もっと多様な使い方ができるというわけです。
その後は、グループ企業へ提案を行っていきたい。グループ内だと保守の部隊もあるので。協力して一緒に導入していくことを考えています。展開も一緒にやっていくとスムーズかな。」

【今回ご紹介した商品】
●パソコン決裁
●電子印鑑パック
●ワークフローシステム　パソコン決裁DocGear
●文書管理システム　パソコン決裁DocGear Cabinet

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