証券金融の専門機関として、金融マーケットの資金を証券会社へ供給するなどの証券市場と金融市場をつなぐ業務を行っていらっしゃる日本証券金融株式会社様。 業務の効率化をめざして、電子印鑑システム「パソコン決裁」、ワークフローシステム「パソコン決裁 DocGear」、文書管理システム「パソコン決裁DocGear Cabinet」を導入されました。 今回は、澤田様に導入の経緯や利用状況、導入の効果などを伺いしました。

導入のきっかけ

時間と手間がかかる禀議の効率化を目指して

　当社では、金融業ということもあり決裁者が15名以上という禀議があります。 また、契約書などの添付資料も非常に多く、1件で100ページを超える資料を添付した禀議もあります。 これまでは、紙の禀議書類を担当者が決裁者のところに持っていき、決裁してもらっていました。 また、決裁後の禀議書は、他部署の部長や役員間で回覧した後に、各部署にコピーを配布しています。 配布するときは添付資料をすべて綴じて資料ごと付箋をつけていましたので、これを部署の数だけ用意するだけでも大変でした。 このように、回覧から配布までを紙ベースでやっていたころは時間も手間もかかり、禀議書を回覧・配布するためだけの社員が必要なほどでした。
　また、年間1000件程度の禀議書が発生し、これらのコピーをすべての部署で保管していましたので、社内に紙があふれるというのも問題でした。
　そこで、禀議書の回覧・決裁・配布を電子化し、業務の効率化を図ることにしました。

回覧フロー作成の手軽さと柔軟さが決め手に

　電子化にあたり、いくつかのワークフローシステムを比較検討しましたが、回覧フローを社内で手軽に設定できるのは「パソコン決裁 DocGear」だけでした。 当社では回覧ルートが150種類ほどあるのですが、これらの設定を変更するたびに業者に頼まなければならないようでは困ります。 その点、「DocGear」は自分でルートを設定でき、さらに申請者がルートを変更することもできるので、我々の要望にぴったりあったシステムでした。 また、捺印できるというのも大きなポイントで、社内でも「ハンコで承認」というのは評判がよかったですね。 また、最終承認が下りた禀議書を各部署に配布しなけらばならないので、「DocGear」との連携が可能な文書管理システム「パソコン決裁 DocGear Cabinet」も一緒に導入することにしました。

導入後の様子

DocGearの合議機能で、回覧が迅速に！

　2008年度から東京・札幌・福岡の３拠点・全部署で、禀議書の回覧・決裁業務を「パソコン決裁」と「DocGear」を使って電子化をしました。 当社では、通常の部内での禀議・決裁のあとに、全部長や全役員間で回覧するのですが、この回覧には「DocGear」の合議機能を使っています。 合議機能を使うと「DocGear」にアクセスした順に内容確認をして捺印できるので、不在の人の決裁が終わるのを待つことなく在席している人から決裁できるので、半日ほどで回覧が終わるようになりました。
　また、夏期休暇期間中などは回覧ルートを変える必要があるのですが、「DocGear」なら申請時にユーザが自分でルートを変更できるので、使い勝手が良いですね。

文書管理システムで、検索が簡単に！

　「DocGear」で回覧が終わった文書は、「Cabinet」で保管しています。 年度ごとのフォルダを設け、さらにそのフォルダ内を部署別・文書別に細かく分け、アクセス権も細かく設定しています。
これまでは、各部署に承認済み文書を配布するのに非常に手間がかかっていましたが、電子化してからは本当に楽になりました。 紙で配布していたときは、書類に付箋を付けていましたが、いまは「DocGear」での申請時にPDFの機能である”しおり”を付けています。 そのファイルがそのまま「Cabinet」に保管され、関係部署から参照できるので、配布作業はなくなりました。 また、各部署で管理していた紙文書も、大幅に減りました。 さらに、「Cabinet」では「DocGaer」での決裁履歴を見ることができたり、検索機能を使って異なるフォルダにある文書を一覧表示できたりするのも便利ですね。 当社では過去の禀議書を閲覧する機会が多いのですが、電子化することで検索が早くなりました。

【導入したシステム】

　「パソコン決裁 DocGear」と「パソコン決裁」を使って、禀議書を回覧・承認している。 禀議書は、資料と共に１つのPDFファイルにまとめて回覧し、 承認後は「パソコン決裁 DocGear Cabinet」で保管している。

今後の展望

ほかの文書も電子化

　現在電子化できている文書は、全体の3割程度です。 今後は、人事関連の申請書や、J-SOX法の施行により増加した各種申請書を電子化していきたいですね。 電子化当初は、反対や不安の声がありましたが、いまでは紙の文書を決裁者に持っていくと「これは電子化できないの？」と質問されるくらい、社内では電子化に対する理解が深まっています。 電子化できる文書は、順次電子化していきたいですね。

【取材にご協力いただいた企業様のHP】
＞＞日本証券金融株式会社様のホームページはこちら　 http://www.jsf.co.jp/　

【今回ご紹介した商品】
●パソコン決裁
●ワークフローシステム　パソコン決裁DocGear
●文書管理システム　パソコン決裁DocGear Cabinet

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