株式会社日建設計様は、2010年に創業110周年を迎えられる歴史ある設計事務所です。独自のシステム「Documents Support System」（略称DSS）で監理部門のIT化を進め、そのシステムの中で「パソコン決裁」と「SkyPDF Tools」をお使いいただいております。今回は、監理部門の木村様を中心とした情報推進化メンバーに、導入までの経緯や導入後の様子などを伺いました。

導入のきっかけ

監理事務処理の効率化を目指して

　監理業務とは、社内で設計を行ったプロジェクトの工事段階において、設計図書と実物の照合（品質管理）、工事運営などを行う業務です。全社で年間に数多くのプロジェクトが動き、そのプロジェクトごとに現場で監理報告書や下請選定届、工事連絡書など様々な書類が作成されます。これまでは現場で作成した書類を監理部員が会社へ直接持ち帰り、部長に確認と押印を受けた後、現場に持ち帰りお客様に提出していました。
　ひとつのプロジェクトにつき、最低限、月一回は「監理報告書」をお客様に提出します。押印業務のために週に2〜3回は現場と会社の往復を行わなければならず、一月で計算すると10回以上往復していることになります。1人あたり片道30分。往復で計1時間かかったとして、それが多数の部員と考えるとそれにかかるコストは独自システムを構築したとしても1年でコストに見合う効果が出せることを試算しました。
　業務の効率化に伴うコスト削減はもちろん、遠方にいても提出できる体制をとりたい。情報の一元化、次のプロジェクトへのナレッジにつなげたい。そういう思いから、監理の事務処理のIT化を進めることにしました。

印鑑を使う時の安全性と信頼性が決め手

　IT化にあたり、ASPを使うことも検討しましたが、自社の業務フローや運用フローに合わないということで、自社で独自システム「Documents Support System」（略称DSS）を作成することにしました。
　DSSは、電子メールと電子認証システムを活用して、現場段階で発生する監理報告書や下請選定届などの情報をプロジェクトサーバー内で一元管理するシステムです。社外への提出書類については、お客様にはサインではなくまだまだ印鑑を求められることから電子印鑑を検討。印鑑を利用する際には認証が必要であることの安全性。誰が押したかわかるという信頼性から「パソコン決裁」を採用することになりました。また、バージョン互換や印刷時のレイアウトなどの検討から、PDFで申請を行うこととし、コストの面からPDF編集ソフトウェアとして「SkyPDF Tools」を選択することにしました。

導入後の様子

どこにいても、誰でも簡単に業務を行うことができる体制が実現

　　DSS導入にあたっては、「部員が楽になるためのシステムであるべき」という考えのもと、ノルマにならないようなシステムとなっています。導入後は新幹線の中からでも、海外からでもVPNで社内ネットワークにアクセスし、業務を行うことができる体制ができました。
　プロジェクトの担当者は、モバイルパソコンを持って朝から現場へ直行。書類作成時はExcel書式に入力し、その後SkyPDFでPDF化して電子印鑑を押印。管理者への承認は電子メールと電子認証で処理。わざわざ会社に来て印鑑を貰いに関係者を回る必要がなくなり、承認後戻ってきた書類をお客様に提出しています。
　一方、管理職の承認処理もスムーズになりました。これまでは海外出張などの不在時は承認業務が滞ってしまっていたものが、どこにいても承認業務が行えるようになりました。
　また、年配の方でも抵抗なく利用できる簡易さも特徴です。監理部門は建築の幅広い知識と経験が必要であるベテランの存在が欠かせませんが、かなりのベテラン部員でも容易にシステムを利用しています。

　DSS導入による事務処理の効率化により、本来行われる実質的なコミュニケーションの機会も増えました。 今では、監理部長全員が動きやすくなり、フットワークよく現場に行って実際の品質管理に費やす時間を増やすことができました。

【導入したシステム】

　監理部門では自社システムDSSに「パソコン決裁」と「SkyPDF Tools」を組み込んで利用しています。75から80種類の文書の承認まで行い、現場で印刷して提出。決裁後の文書は社内でも印刷して保管しています。

今後の展望

工事着手前の工程の電子化を目指して

　監理業務の前工程となる工事着手前までの工程についても、IT化、電子化を進めることで、監理部門だけでなく全社展開で電子印鑑が利用できれば良いと考えています。そうすることで、様々な社内文書への押印シーンに対応できると思います。
　また、将来的には電子契約についても取り組んでいきたいと思います。

【取材にご協力いただいた企業様のHP】
＞＞株式会社日建設計様のホームページはこちら　 http://www.nikken.co.jp/ja/　

【今回ご紹介した商品】
●パソコン決裁
●電子印鑑パック
●SkyPDF Tools

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