アマノ株式会社様は、時間情報システム、パーキングシステム、環境・クリーンシステムなど「人と時間」「人と環境」をテーマに事業展開をされています。お話を伺った東京支店では、「電子印鑑パック」と「SkyPDF Pro」のハイブリッド署名機能を使って、見積書、議事録などの提出書類にタイムスタンプと電子印鑑を付与しています。今回は、東京支店長の錦織様とアマノビジネスソリューションズ株式会社 営業部部長の佐藤様に導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを伺いました。

導入のきっかけ

承認業務の効率化と書類の内容把握を目指して

　東京支店では時間情報システム事業をメインで行っており、顧客数も大変多くいらっしゃいます。それぞれのお客様に提出する見積書は、従来、営業マンがExcelで見積書を作成し、印刷した後にチームリーダーが押印し、支店の角印を支店長が押印するという流れでした。
　一日で25～35枚、一か月で約600枚以上の見積書が作成されるのですが、支店長不在時に机の上に置いておくわけにもいかず、支店長が席にいる時には営業やシステムエンジニアが承認印を貰うために行列になる有様でした。
この状況を改善し効率化ときちんとした内容把握を行うために、見積書の電子化、電子印鑑による承認システムを導入することにしました。

議事録などの電子文書にも捺印する習慣を

　お客様に提出する議事録をきちんと残したいというのも電子印鑑導入の理由のひとつです。 タイムレコーダの導入に際しては、導入するパッケージからソリューションとして構築するシステムまで、お客様のもとに伺って仕様を細かく決めていきます。規模によっては半年がかりで詰めていくものもありますし、何より給与に関する処理を正確に行うためのシステムですので、より慎重に仕様を決める必要があります。
　その時に大変重要になってくるのが、お客様との打合せの議事録です。話し合って決めた仕様を確実に残しておく必要があるのです。こういった見積り以外の書類にもきちんと捺印する仕組みを作りたかったのです。

導入後の様子

承認業務の効率アップと確実性の向上を実現

　起案者は見積書を「SKyPDF Pro」でPDF化と同時にタイムスタンプ付与され、チームリーダーに提出。チームリーダーは角印と氏名印を捺印して承認依頼フォルダに保存。保存された見積書を支店長が閲覧後、ハイブリッド署名により、押印とタイムスタンプを同時に付与し、承認済フォルダに移動。この業務フローの確立により、業務効率が上がるとともに、見積書の一元管理が進みました。
　また、見積書のデータ管理も楽になりました。見積書は社員ナンバーと通し番号がふられているので本人が会社に不在の場合も対応ができるなど、非常に便利になりました。
　社内だけでなく、お客様とのやりとりにも効果が出ています。メールでの見積書のやりとりを望まれるお客様が多く、持参する場合も先に送っておく場合が多くなりました。メールでやり取りを行なうことで、お客様がご判断いただく時間に制約がなくなり、両社にとって有意義な時間が使えるようになりました。クロージングまでのスピードも格段にあがりました。

ハイブリッド署名による原本性の確保

　「SkyPDF Pro」には電子印鑑のみ付与するアイコンと電子印鑑とタイムスタンプ付与を同時に行うハイブリッド署名のアイコンがあります。ハイブリッド署名を行うことでその書類がきちんと支店長によって承認され、会社として確定された原本であることが、後日、検証可能となります。アマノ株式会社様は内部統制の一環として、外部に提出する電子文書にはすべてタイムスタンプを付与することになっています。
また、承認する立場からすると、捺印するという行為に対し、責任を負わなくてはいけない状態となり、押す心構えを持って、しっかり内容確認をするようになりました。一日何十回も押すので、以前のように別々に行うのではなく、ワンアクションで捺印とタイムスタンプが行えるようになり、使い勝手が大変良くなりました。

　今では、見積書だけでなく、議事録、覚書、販売しているソフトウェアのライセンス証書に対する押印も行なっています。捺印することに対する意識が高まり、押していないと気持ち悪いと感じるまでになりました。電子印鑑はなくてはならないものになりましたね。今までに導入しても運用できないシステムが色々ありましたが、これは久々のヒットでした。見積書を運用しようと考えたことが結果的に良かったのだと思います。

今後の展望

支店・本社間での承認業務の電子化を目指して

　ゆくゆくは支店・本社間の書類のやりとりにも導入できればよいと考えています。一つの伝票で平均５回もの押印が必要な売上伝票や、受領書、作業完了報告書、工事完了報告書など、このシステムを導入できそうな書類は多くあります。全部合わせると月1万回程度の押印が必要な計算です。これらを電子化できればペーパレスの実現、業務効率アップが期待できます。また、将来的にはワークローシステムDocGearについても導入できればと考えています。

【取材にご協力いただいた企業様のHP】
＞＞アマノ株式会社様のホームページはこちら　 http://www.amano.co.jp/　
＞＞アマノビジネスソリューションズ株式会社様のホームページはこちら　 http://www.e-timing.ne.jp　

【今回ご紹介した商品】
●パソコン決裁
●電子印鑑パック
◆アマノタイムスタンプサービス3161
◆SkyPDF Pro

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