■ 不測の事態への対策行動計画にはITインフラが必要

火災や水害、地震などの他に、昨今報道されているインフルエンザをはじめとする流行性感冒などの不測の事態が起きた時でも、企業において業務を継続していくことが必要とされています。VPN（仮想プライベートネットワーク）やリモートアクセスなどの遠隔操作環境の他に電子メールなどと組み合わせて電子印鑑とワークフローを利用することで、在宅を余儀なくされた場合でも承認業務を継続することができます。

■ 社員が出勤できないことによる障害

普段何気なく行っている承認業務。感染などの流行を防止する出社禁止措置などで社員が出勤できないケース場合にはどうなるのでしょうか？ 紙の書類でのやり取りをした場合には、発注や見積もりなどの業務が机上に停滞し、通常の業務が再開されるまで保留されることでしょう。受発注書類を決裁できないことで、売上に支障がでることも考えられます。

■ 業務の電子化で“もしも”に備える

業務が電子化されている場合には、ネットワークを利用して遠隔地での業務が可能になります。距離を超えて意思を伝えるのに優れた電子メール、公衆のインターネット回線をセキュリティを利用して接続を可能にする仮想プライベートネットワーク（VPN）、離れた場所から事務所のデスクトップを扱えるリモートデスクトップなど進化したITインフラを利用することで離れた場所から普段使っているコンピュータを利用した業務を行うことができます。これなら、不測の事態が起き在宅を余儀なくされたとしても、業務を行うことができます。

しかし、業務の電子化で問題になるのは、「ハンコ」を使う業務。 通常「ハンコ」は紙に捺すものなので、「ハンコ」が必要な業務は電子化しにくいと考えられています。 そんな問題を解決するのが、パソコン決裁 シリーズ。 パソコン決裁 シリーズは、日本の「ハンコ」文化を生かした業務の電子化を実現します。

WordやExcelなどで作成された書類。 通常は、紙に印刷して「ハンコ」を捺しますが、電子印鑑システム「パソコン決裁」を使えばWordやExcel上でそのまま「ハンコ」を捺せます。 これらの電子的な決裁文書の回覧には、あらかじめ決められた順に文書を回覧するワークフローシステム「パソコン決裁 DocGear」が便利です。 もちろん決裁者は「パソコン決裁」で電子的にハンコを捺すことができます。 決裁が終わった文書は、文書管理システム[DocGear Cabinet]で保管できます。

パソコン決裁 シリーズを使えば、「ハンコ」を使う業務でも、文書の作成から回覧、保管までのすべてを電子化できます。 業務の電子化で、出社ができない状態なった場合でも業務を継続して行うことに備えることができます。

【今回ご紹介した製品】

●電子印鑑システム「パソコン決裁」
●ワークフローシステム「パソコン決裁 DocGear」
●文書管理システム「パソコン決裁 DocGearCabinet」